Actas

Derecho Administrativo Local

La Ley Básica no hace referencia a las actas. El T.R./86 en precepto básico (art. 50) dispone que:

«De cada sesión se extenderá acta por el Secretario de la Corporación o, en su caso, del órgano correspondiente, haciendo constar como mínimo, la fecha y hora del comienzo y fin; los nombres del Presidente y demás asistentes; los asuntos tratados; el resultado de los votos emitidos y los acuerdos adoptados. En las sesiones plenarias deberán recogerse sucintamente las opiniones emitidas».

El acta, es definida por ABELLA y CHOROT como el «documento público, solemne y auténtico redactado por el Secretario de la Corporación, donde se recogen los acuerdos adoptados por ésta en el curso de la sesión, el resultado de las votaciones y las incidencias que hayan tenido lugar durante aquélla».

Según el art. 52.2 T.R./86 -también básico-, «No serán válidos los acuerdos no reflejados en el correspondiente Libro de actas que reúna los requisitos expresados en el apartado anterior» (estos requisitos son: a. las hojas deberán estar debidamente foliadas; b. Rúbrica del Presidente; c. Sello de la Corporación).

La redacción de este precepto parece aludir a que la no inscripción de un acuerdo en un acta tiene unas consecuencias que, en realidad, no se producen tan tajantemente. En efecto, la validez de los acuerdos, su existencia, es cierta desde el momento mismo de su adopción. Una interpretación literal del art. 52.2 T.R./86 abriría un paréntesis para la validez de los acuerdos que se abrirá en la sesión en que se adoptaran y se cerraría en la sesión en la que se aprobase el Acta de la sesión anterior. Contra esta interpretación se puede aducir el art. 206 R.O.F., según el cual:

«Podrán expedirse certificaciones de las resoluciones y acuerdos de los órganos de gobierno y administración de las Entidades locales, antes de ser aprobadas las actas que los contengan, siempre que se haga la advertencia o salvedad en este sentido y a reserva de los términos que resulten de la aprobación del acta correspondiente».

Luego si se pueden expedir certificaciones de acuerdos que todavía no constan en ningún acta aprobada, es que dichos acuerdos, a pesar de tal falta de constancia, existen y son válidos.

Es decir podemos afirmar que los términos de la cuestión debieran plantearse así: el acuerdo existe, el acta prueba su existencia. El acuerdo existe desde que se adopta, el acta sólo existe desde la adopción del acuerdo de aprobar dicho acta, es decir, una sesión posterior a aquélla en que el acuerdo fue adoptado.

El Tribunal Supremo (Ss. de 7 de julio de 1922, 5 de julio de 1935, 9 de julio de 1948, 14 de febrero de 1952, 25 de mayo de 1955, 25 de junio de 1965, 11 de julio de 1979, Ar. 3.063/79) ha sentado Jurisprudencia en el sentido de que la falta de constancia en el libro de actas de los acuerdos puede subsanarse acreditando la existencia de dichos acuerdos, si se demuestra suficientemente que fueron adoptados.

Las actas redactadas por el Secretario deberán contener los requisitos ya citados y que se contienen en el art. 50 T.R./86 así como los que, más concretamente, señala el art. 109 R.O.F., según el cual, el Secretario hará constar:

a) Lugar de la reunión, con expresión del nombre del Municipio y local en que se celebra.

b) Día, mes y año.

c) Hora en que comienza.

d) Nombre y apellidos del Presidente, de los miembros de la Corporación presentes, de los ausentes que se hubiesen excusado y de los que falten sin excusa.

e) Carácter ordinario o extraordinario de la sesión, y si se celebra en primera o en segunda convocatoria.

f) Asistencia del Secretario, o de quien legalmente le sustituya, y presencia del funcionario responsable de la Intervención, cuando concurra.

g) Asuntos que examinen, opiniones sintetizadas de los grupos o miembros de la Corporación que hubiesen intervenido en las deliberaciones e incidencias de éstas.

h) Votaciones que se verifiquen y en el caso de las nominales el sentido en que cada miembro emita su voto. En las votaciones ordinarias se hará constar el número de votos afirmativos, de los negativos y de las abstenciones. Se hará constar nominalmente el sentido del voto cuando así lo pidan los interesados.

i) Parte dispositiva de los acuerdos que se adopten.

j) Hora en que el Presidente levante la sesión.

Resaltamos por ser cuestión que ha motivado algún problema, la del derecho que tienen los Concejales a ver reflejadas in extenso en el acta sus intervenciones. El T.R./86 en el art. 50 se refiere a que deben recogerse «sucintamente» las opiniones emitidas. Y el R.O.F., en el art. 109.1.g se refiere a las opiniones «sintetizadas» de los grupos o miembros que hubieren intervenido. Debe tenerse en cuenta, sin embargo, que el art. 27.2 L.R.J.A.P. y P.A.C. prevé que: «[...] Así mismo, cualquier miembro tiene derecho a solicitar la transcripción íntegra de su intervención o propuesta, siempre que aporte en el acta, o en el plazo que señala el Presidente, el Texto que se corresponda fielmente con su intervención, haciéndose así constar en el acta o uniéndose copia a la misma». Lo cual es predicable de los órganos locales a los que les es de aplicación lo previsto en los arts. 22 a 27, ambos inclusive, de la citada L.R.J.A.P. y P.A.C. Es decir, a todos menos al Pleno y -en su caso- a la Comisión de Gobierno, según dispone la Disposición Final Primera de la reiterada Ley.

Si alguno de ellos considerase que determinado punto ofrece en su expresión dudas respecto a lo tratado o resuelto, se deberá estar a lo previsto en el art. 91.1 R.O.F.

Según previene el art. 109.2 R.O.F., no se redactará lógicamente, acta si no pudiera celebrarse la sesión convocada.

Así:

«De no celebrarse sesión por falta de asistentes, u otro motivo, el Secretario suplirá el acta con una diligencia autorizada con su firma, en la que consigne la causa y nombres de los concurrentes y de los que hubieren excusado su asistencia».

El acta, una vez aprobada por el Pleno se transcribe al Libro de Actas autorizándola con las firmas del Alcalde o Presidente y del Secretario (art. 110.2).

El problema de la utilización de las lenguas cooficiales en las actas, se trata de resolver por el art. 110 R.O.F., que ordena aplicar a su redacción «lo dispuesto en el art. 86.1».

Según el R.O.F., en su art. 201:

«Las actas y resoluciones redactadas en versión bilingüe se transcribirán a los Libros correspondientes mediante el sistema de doble columna, una para cada lengua, a fin de facilitar su cotejo y uso».

Es obligatorio que el Libro esté «previamente foliado y encuadernado, legalizada cada hoja con la rúbrica del Alcalde o Presidente y el sello de la Corporación y expresará en su primera página, mediante diligencia de apertura firmada por el Secretario, el número de folios y la fecha en que se indica la transcripción de los acuerdos» según previene el art. 190 R.O.F.

Sin embargo, el propio R.O.F. (art. 199) prevé la posibilidad de incorporar la mecanización a la transcripción de las actas y así en dicho precepto se prevé:

«1. No obstante lo dispuesto en el artículo anterior, cuando se utilicen medios mecánicos para la transcripción de las actas, los Libros, compuestos de hojas móviles, tendrán que confeccionarse de acuerdo con las siguientes reglas:

1.ª Habrá de utilizarse, en todo caso, el papel timbrado del Estado o el papel numerado de la Comunidad Autónoma.

2.ª El papel adquirido para cada Libro, que lo será con numeración correlativa, se hará constar en la diligencia de la apertura firmada por el responsable de la Secretaría, que expresará en la primera página las series, números y la fecha de apertura en que se inicia la transcripción de los acuerdos. Al mismo tiempo cada hoja será rubricada por el Alcalde o Presidente, sellada con el de la Corporación y numerada correlativamente a partir del núm. 1, independientemente del número del timbre estatal o comunitario.

3.ª Aprobada el acta, el Secretario lo hará transcribir mecanográficamente por impresora de ordenador o el medio mecánico que se emplee, sin enmiendas ni tachaduras o salvando al final las que involuntariamente se produjeren, a las hojas correlativas siguiendo rigurosamente su orden y haciendo constar, al final de cada acta por diligencia, el número, clase y numeración de todos y cada uno de los folios del papel numerado en que ha quedado extendida.

4.ª Como garantía y seguridad de todas y cada una de las hojas sueltas, hasta la encuadernación se prohíbe alterar el orden numérico de los folios descritos en la diligencia de apertura, debiendo anularse por diligencia en los casos de error en el orden de transcripción o en su contenido.

5.ª Cuando todos los folios reservados a un Libro se encuentren ya escritos o anulados los últimos por diligencia al no caber íntegramente el acta de la sesión que corresponda pasar al Libro, se procederá a su encuadernación. En cada tomo de extenderá diligencia por el Secretario, con el visto bueno del Presidente, expresiva del número de actas que comprende, con indicación del acta que lo inicie y de la que lo finalice.

2. La adopción del sistema de hojas móviles exigirá el acuerdo expreso del Pleno, a propuesta del Alcalde o Presidente».

El ya tradicional deber de custodia del libro de actas se reitera en el art. 203 R.O.F., según el cual:

«art. 203, El Secretario custodiará los Libros de Actas, bajo su responsabilidad, en la Casa Consistorial y no consentirá que salgan de la misma bajo ningún pretexto, ni aun a requerimiento de autoridades de cualquier orden. Estará obligado a expedir certificaciones o testimonios de los acuerdos que dicho Libro contenga cuando así lo reclamen de oficio las autoridades competentes».

Son los documentos extendidos por el secretario del órgano jurisdiccional con objeto de dejar constancia en ellos de la realización de un acto procesal o de un hecho con trascendencia procesal. Así, podrá utilizarse el acta para fines de documentación y constancia de los actos procesales que tengan prevista esta forma de plasmación. Tal es el caso del acuerdo a que pueden llegar las partes comparecidas en el juicio de menor cuantía cuando, a presencia del juez y exhortadas a ello por éste, deciden no proseguir el juicio. Igual sucede con la documentación que ha de darse al acto de conciliación y con independencia de la avenencia alcanzada por las partes.

Ley orgánica del Poder judicial, artículo 280. Ley de Enjuiciamiento civil, artículos 472 y 692.

(Clases). Según sea la naturaleza del acto jurídico es la clase de actas en la que, normalmente, el fedatario consigna los extremos de los cuales da fe.
Las actas corrientes son: de bautismo, que es también denominada partida de bautismo, por la que se hace constar en los libros parroquiales la celebración del acto de recibir las aguas bautismales una persona; de conocimiento, que es el documente en el que se otorga la autorización para contraer matrimonio, por quienes están autorizados por la ley a darlo, en aquellos países, como en España, en donde este requisito era exigencia legal; de deslinde, es en la que se expresan todas las circunstancias que dan a conocer la línea divisoria entre propiedades: de juicios, que es el documento en el que se consignan las alegaciones de las partes, y cuanto proponen, acreditan o acuerdan, ante la autoridad judicial, siendo éstas, entre otras, actas de conciliación, de los juntas de acreedores, de los juicios de desalojo u desahucio, de los juicios verbales, etc., etc., de testamento cerrado, que es la que el escribano o notario extiende sobre la cubierta del sobre que contiene el testamento, haciendo constar su otorgamiento y el cumplimiento de las formalidades exigidas por la ley: de protesto, que corresponde a lodo protesto de letra, pagaré o libranza, y en la que debed, hacerse constar las exigencias legales: de recepción, que es aquélla por la cual se formaliza la entrega de una obra
Terminada, especialmente de las contratadas por la administración pública: electoral, que debe ser levantada por funcionario autorizado por la ley, y en la que se hace constar la elección recaída en los actos que se realizan de acuerdo con el procedimiento electoral para los cargos fijados en la ley; notarial, que es el instrumento autorizado a instancia de parle por un notario o escribano, en el que se consignan las circunstancias y hechos que presencian y les constan. y de los cuales dan fe; de las sociedades mercantiles, en las que se consignan los acuerdos adoptados por las juntas generales y por los consejos de administración; de los ayuntamientos y municipios, que es la relación de lo tratado y discutido en las sesiones realizadas por las juntas de los mismos; de juicios, que son las reseñas escritas que se extienden de las sesiones celebradas por los tribunales en los juicios orales: del registro civil, que son las que se refieren al estado civil de las personas. Estas pueden referirse al nacimiento, matrimonio, reconocimiento, legitimación, defunción, naturalización y, en los países en donde se admire, de emancipación, adopción y vecindad.